Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Administrativ receptionist
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en administrativ receptionist som ska vara företagets ansikte utåt och hantera en rad administrativa uppgifter. Rollen innebär att välkomna besökare, svara på telefonsamtal, hantera post och e-post samt stödja kontorets dagliga drift. Den administrativa receptionisten fungerar som en viktig kontaktpunkt för både interna och externa parter och bidrar till en smidig och effektiv arbetsmiljö. Vi värdesätter en person med god kommunikationsförmåga, serviceinriktad attityd och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar och vara en nyckelperson i att organisera möten, hantera kalenderbokningar och administrera dokumentation. Erfarenhet av administrativa system och god datorvana är meriterande. Om du är strukturerad, noggrann och trivs i en roll där du får möta många människor är detta en utmärkt möjlighet för dig att utvecklas och bidra till vår verksamhet.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Ta emot och välkomna besökare på ett professionellt sätt.
- Hantera inkommande telefonsamtal och vidarekoppla vid behov.
- Administrera posthantering och e-postkorrespondens.
- Organisera och boka möten samt hantera kalendern.
- Stötta med allmänna administrativa uppgifter och dokumenthantering.
- Samarbeta med olika avdelningar för att säkerställa smidiga processer.
- Upprätthålla ordning och reda i receptionen och gemensamma utrymmen.
- Hantera kontorsmaterial och beställningar.
- Följa upp och rapportera eventuella problem eller avvikelser.
- Bidra till en positiv arbetsmiljö och god servicekultur.
Krav
Text copied to clipboard!- Tidigare erfarenhet av reception eller administrativt arbete.
- God kommunikationsförmåga i svenska, både muntligt och skriftligt.
- Vana att arbeta i olika IT-system och kontorsprogram.
- Serviceinriktad och professionell i bemötandet.
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och prioritera.
- Noggrann och strukturerad i arbetsmetoder.
- Flexibel och lösningsorienterad vid oförutsedda situationer.
- Diskret och ansvarsfull med hantering av konfidentiell information.
- God samarbetsförmåga och positiv attityd.
- Grundläggande kunskaper i engelska är meriterande.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du stressiga situationer i receptionen?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat en administrativ process?
- Hur säkerställer du att besökare får ett gott intryck?
- Vilka IT-system har du erfarenhet av?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter under en hektisk dag?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Kan du beskriva en situation där du löste ett problem snabbt?
- Hur arbetar du för att upprätthålla god kommunikation med kollegor?
- Vilka är dina styrkor som administrativ receptionist?
- Hur håller du dig organiserad i ditt arbete?
